Diese Unterlagen können Sie im Jahr 2008 vernichten

A. Betriebliche Unterlagen

Nach handelsrechtlichen- und steuerrechtlichen Regelungen müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und für alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Das betrifft z.B. auch Einnahmen-Überschuss-Rechner für umsatzsteuerliche Zwecke.

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem letzte Eintragungen in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzel- oder der Konzernabschluss aufgestellt, Handelsbriefe empfangen oder abgesandt wurden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Dabei können die Unterlagen - mit Ausnahme von Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz, Konzernabschluss und Zollanmeldung - auch als Wiedergabe auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe jederzeit verfügbar und sichergestellt ist.

Nachstehend aufgeführte schriftlich und elektronisch erstellte Geschäftsunterlagen können im Jahr 2008 vernichtet werden:

Aufzeichnungen aus 1997 oder früher sowie Anlagevermögenskarteien, Bewertungs- und Bewirtungsunterlagen oder Kassenberichte,
Geschäftsbücher mit letzter Eintragung in 1997 oder früher,
Jahres-, Konzern-, Zwischenabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare, die 1997 oder früher erstellt wurden. Hierzu zählen auch die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen.
Buchungsbelege, wie Rechnungen, Lieferscheine, Steuerbescheide, Lohn- und Gehaltslisten oder Kontoauszüge aus 1997 oder früher,
Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung,
die 1997 oder früher erstellt wurden.
Für die Umsatzsteuer: Kopien jeder Ausgangsrechnung und die Originale jeder Eingangsrechnung bei Zugang bis Ende 1997. Rechnungen auf Thermopapier müssen dabei während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar sein. Bei mittels elektronischer Registrierkasse erstellten Rechnungen reicht die Aufbewahrung des Tagesendsummenbons aus.
Lohnkonten und die in diesem Zusammenhang aufzubewahrenden Belege mit Eintragungen aus 2001 und früher,
Lohnunterlagen für die Sozialversicherung bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres, die Aufbewahrungsfrist für DDR-Lohnunterlagen gilt bis Ende 2011,
erhaltene (im Original) und versendete (in Kopie) Handels- oder Geschäftsbriefe, die 2001 oder früher empfangen oder abgesandt wurden,
sonstige für die Besteuerung bedeutsame Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge aus 2001 oder früher.

Folgende Besonderheiten sind darüber hinaus zu beachten:

Kürzere Fristen aus nichtsteuerlichen Gesetzen sind unbeachtlich.
Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig. Der Zeitpunkt der Vernichtung dieser Unterlagen richtet sich daher nach der innerbetrieblichen Notwendigkeit.

Hinweis: Generell sollte immer beachtet werden, dass Unterlagen, solange sie für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sein könnten, nicht vernichtet werden sollten. Das gilt z.B.

bei schwebenden Außenprüfungen,
bei bereits anhängigen steuerstraf- oder bußgeldrechtlichen Ermittlungen,
zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt und
bei vorläufigen Steuerfestsetzungen.

B. Private Unterlagen

Für private Unterlagen, die den Überschusseinkunftsarten wie den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung oder den Einkünften aus Kapitalvermögen, oder die den Sonderausgaben zugeordnet werden können, besteht keine Aufbewahrungspflicht. Diese Unterlagen werden lediglich für die entsprechende Steuererklärung im Rahmen der Mitwirkungspflicht benötigt.

Nach Rückgabe der Unterlagen durch das Finanzamt müssen diese aufgrund der erfüllten Beweislast regelmäßig nicht mehr gesondert bereit gehalten werden. Dies gilt auch, wenn der entsprechende Steuerbescheid unter dem Vorbehalt der Nachprüfung ergangen ist. Eine Ausnahme von diesem Grundsatz besteht nur, wenn der Steuerpflichtige ausdrücklich darauf hingewiesen wird, dass es im Hinblick auf eine auch zukünftig bestehende Mitwirkungspflicht und Beweislast für ein späteres Verfahren in seinem Interesse ist, die Belege aufzubewahren. Dies gilt ebenso, wenn der Steuerpflichtige selbst plant, gegen den Steuerbescheid vorzugehen.

Bei der Abgabe der Steuererklärung auf dem elektronischen Weg mittels „ELSTER" sind allerdings Besonderheiten zu beachten. Übermittelt man auf diesem Weg die Steuererklärung an das Finanzamt, sind die Belege immer bis zum Eintritt der Bestandskraft des entsprechenden Steuerbescheids bzw. bis zur Aufhebung des Vorbehalts der Nachprüfung aufzubewahren.

Hinweis: Daneben besteht für Privatpersonen immer dann eine Belegaufbewahrungspflicht von zwei Jahren, wenn eine steuerpflichtige, im Zusammenhang mit einem Grundstück stehende Werklieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde. Diese Aufbewahrungspflicht trifft vor allem Eigenheimbesitzer. Unter Werklieferungen oder sonstige Leistungen an einem Grundstück fallen Bauleistungen, planerische Leistungen, Instandhaltungs-, Reparatur-, Wartungs- und Reinigungsleistungen, Beurkundungen der Notare und Vermittlungsleistungen durch Makler sowie Leistungen im gärtnerischen Bereich. In lesbarer Form aufzubewahren sind die Rechnungsbelege, Zahlungsbelege (Kontoauszug, Quittung) oder andere beweiskräftige Unterlagen (Bauverträge, Abnahmeprotokolle). Ausgenommen von dieser Aufbewahrungspflicht sind z.B. Belege über den Kauf im Baumarkt oder Belege über Rechts- und Steuerberatungsleistungen in Grundstückssachen.